“채용이 느리다는 말을 들었는데, 채용팀 잘못이 아니었어요. 그런데 그걸 어떻게 설명해야 할지...”

공고를 올리고 서류 전형을 통과한 후보자에게 연락해 면접 일정을 잡았습니다. 현업 부서장에 면접 가능 시간을 물었지만 하필 외부 행사에 출장까지 너무 바빠 가능 시간이 없었습니다. 기다림의 시간이 길어지던 중 후보자 일부는 이탈했고요. 그런데 어느 날 부서장이 ‘오늘, 내일’ 수준의 가능 일정을 공유하며 “최대한 빠르게 면접 잡아주세요.”라는 메시지를 보냅니다. 결국 또 채용팀 발등에 불이 붙습니다.

어쩌면, 채용 속도를 늦춘 요인들은 채용팀과 무관했을 때가 더 많았을지도 모릅니다. 채용 실무는 채용팀 손 안에 있는 일이지만 일정 변경과 수정의 문제는 협업의 영역이니까요. 이번 아티클에서는 채용 과정 중, 현업 부서와 채용 속도가 안 맞을 때, 통제 불가능한 병목 문제를 구조적으로 해결하기 위한 몇 가지 팁에 대해 나눠보겠습니다.

1. 면접 일정이 계속 미뤄질 때

현업 조직과 일정 조율을 매번 개별 메시지로 처리하면 커뮤니케이션이 파편화됩니다. 특히 면접 시점이 되어서야 일정을 물어보면, 이미 잡힌 일정들 사이에서 괜찮은 시간대를 골라내기 어려울 수 있어요. 그래서 채용 시작 시점에 면접관들의 가용 시간을 미리 1~2주 단위로 확보하는 것이 효과적입니다. 또는 채용이 끝나기 전까지는 특정 요일, 특정 시간대를 비워두도록 하는 것도 좋은 방법입니다.

만약 라운드HR을 채용 ATS로 활용 중이라면, 이 문제는 이렇게 해결할 수 있습니다. 먼저, 면접관의 구글 캘린더나 아웃룩을 연동해두면, 라운드HR은 면접관의 기존 일정과 휴가까지 자동 반영해 가능한 시간대가 자동 추출됩니다. 지원자는 면접관이 가능한 시간대 중에서 원하는 면접 일정을 선택하면 되고, 면접 일정을 수정할 수도 있어요. 확정된 면접은 캘린더에 자동 등록되며 Zoom이나 네이버웍스 등 연동 서비스 일정에도 한 번에 반영됩니다.

여러 면접관이 같은 날 연속으로 면접을 현업 부서와 채용 속도가 안 맞을 때 조율하는 법진행해야 한다면 라운드HR이 제공하는 ‘원데이 면접 기능’도 활용해보세요. 이 기능은 면접관 가용 시간을 조합하면서 면접 순서도 유연하게 섞을 수 있어서 일정 맞추기가 어려운 상황에서도 선택지를 넓힐 수 있어요. [👉 자세히 보기]

2. 피드백이 늦을 때

면접이 끝났습니다. 이제 면접관들의 피드백을 듣고 정리해야 할 시간인데요. 이 피드백이 제때 오지 않으면 채용팀의 업무는 또 올스톱됩니다. 결과를 기다리고있는 후보자를 마냥 붙잡을 수도, 다음 단계로 넘길 수도 없으니까요. 평가가 지연되는 상황, 어떻게 최소화할 수 있을까요? 면접 전에 사전 미팅을 통해 평가 기준에 대해 브리핑하고 평가지를 배포하여 면접이 끝남과 동시에 평가지를 수집하는 것이 좋습니다. 면접 중 평가지 활용이 어렵다면 선택형 항목 위주로 ‘피드백 폼’을 만들어 면접 직후 30분 이내에 전송하는 방법도 있습니다.

라운드HR을 사용 중인 기업이라면 ‘면접 평가 자동 리마인드 기능’을 쓸 수 있습니다. 면접 완료 후 N일 이상 평가하지 않은 면접관에게 리마인드 자동 발송을 설정해두면, 채용 담당자가 직접 독촉하지 않아도 Slack, Teams, 네이버웍스 등 연동된 메신저로도 함께 전달됩니다.

특히 면접관들은 라운드HR 면접관 전용 화면(업무함)에서 평가 대기 중에 걸려있는 미완료 평가를 한눈에 볼 수 있어서 누락될 가능성이 높지 않아요. 채용 담당자는 디브리프 화면을 통해 전체 면접관 중 몇 명이 평가를 완료했는지 평가 진행률을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

3. 채용 우선순위가 갑자기 바뀔 때

채용팀의 업무 리소스가 가장 많이 할애되는 상황입니다. 채용 프로세스가 중반까지 넘어온 포지션인데 잠시 홀딩되어야 하거나 느긋하게 진행하던 채용이 갑자기 다음 주 안에 마무리되어야 하기도 합니다. 우선순위의 변경은 막을 수 없지만 변경되었을 때 영향을 가시화하는 것은 가능합니다. “포지션을 홀드하면 후보자 N명에게 상태를 알려야 하고, 재개 시 파이프라인을 다시 구성하는 데 N주의 시간이 소요됩니다.”처럼 구체적인 영향을 공유한다면, 현업 팀에서도 더 신중하게 결정하는 경향이 생깁니다.

라운드HR을 쓴다면 채용이 갑자기 홀드되었을 때 이미 검증된 후보자들을 TRM 프로젝트에 저장할 수 있습니다. 신규 프로젝트를 생성해 인재풀에 저장하는 것인데요. TRM에 저장해 두면 언제든 경력과 학력 등 조건으로 필터링할 수 있습니다. 나중에 채용이 재개됐을 때 빠르게 다시 접촉할 수 있습니다.

홀딩된 공고는 라운드HR에서 보관 처리할 수 있습니다. 지원자 데이터는 그대로 유지된 채 공고 목록에서만 가려지는데요. 해당 채용을 재개할 수 있게 되었을 때, 새롭게 공고를 만들 필요 없이 ‘복원’ 버튼 클릭만으로 재개할 수 있습니다.

채용 속도가 느려질 때, 그 원인이 늘 채용팀에 있지 않습니다. 하지만 구조를 설계하는 것은 채용팀의 몫이 됩니다. 언제 무엇을 요청하고, 어떤 방식으로 피드백을 받고, 변경이 생기면 무엇을 공유할지, 이 흐름을 미리 설계해두는 것만으로도 대기 시간을 줄일 수 있어요.